Votre messagerie déborde ?

Trois conseils malins pour reprendre la main sur vos emails.

Combien de temps passez vous chaque jour à lire et à traiter vos emails et messages professionnels ? Trop sans doute ! Voici trois conseils du coach Robert Stahl pour devenir plus efficace.

1. Consulter sa messagerie une ou deux fois par jour seulement

« On a trop souvent envie, inconsciemment, de se mettre comme « objet » de son environnement, dans le cas présent, de sa messagerie. Je suis débordé et je n'y peux rien, entendra-t-on parfois. C'est un peu ce qui passe quand on est toujours branché sur sa messagerie », explique Robert Stahl. Être branché en permanence, c'est subir des sollicitations à la chaîne de la messagerie, le cerveau s'épuise et les capacités de décision s'effritent. « Regarder les messages à chaque fois qu'ils arrivent sollicite une partie spécifique du cerveau, très gourmande en énergie », précise l'auteur.

Ainsi, ce dernier recommande de consacrer un temps limité à traiter ses messages : par exemple trente minutes le matin et trente minutes en fin de journée. En étant concentré sur cette tâche (lire, répondre, classer) à un moment programmé à l'avance, vous la réaliserez plus efficacement qu'en intervenant mail par mail tout au long de la journée.

2. Répondre ou pas : appliquer la règle des deux minutes

On connait la technique anti-procrastination qui consiste à faire tout de suite ce qui ne prend que quelques minutes. Même chose avec les e-mails : pour éviter de se laisser déborder, mieux vaut traiter sans attendre les messages ne nécessitant qu'une action courte, moins de deux minutes, conseille le coach. Cela allégera d'autant la messagerie et vous évitera de laisser trop de sollicitations sans réponse.

S'il s'agit de newsletters que vous ne lisez jamais ou de publicités subies, pensez à opérer la désinscription, c'est également très rapide à faire. D'autres courriels demandent en revanche un temps de travail significatif pour y répondre. Inscrivez-les alors dans votre agenda surtout s'ils sont au coeur de votre mission.

3. Nettoyage : changer l'ordre des messages

Si décidément les messages s'accumulent, il est temps de programmer un créneau pour nettoyer la boîte. « Fixez-vous un objectif de rupture motivant, par exemple 50 % de messages en moins et donnez-vous un temps limité pour l'atteindre, par exemple une heure », recommande Robert Stahl.

La première astuce consiste à changer l'ordre des messages. Au lieu d'avoir un classement classique par ordre d'arrivée, essayez la liste par expéditeur. Ce nouveau regard porté sur sa messagerie va faciliter le nettoyage espéré. « Par exemple si une entreprise m'a envoyé 23 e-mails sur le même sujet, je vais vite m'apercevoir que seuls les deux derniers sont importants et méritent d'être conservés », illustre le coach.

Mais que faire des autres messages ? Certains seront faciles à jeter, mais pour plein d'autres le transfert à la corbeille génèrera plus de doutes. Robert Stahl résume le dilemme : « le plus difficile dans notre vie professionnelle , c'est réussir à se dire non à soi-même. Alors on culpabilise parfois à éliminer certains mails ».

Sa solution : créer une boîte intermédiaire, baptisée par exemple « pas indispensable », où stocker des messages mineurs, mais que l'on a du mal à détruire. « C'est une façon de dire non intelligemment », complète l'auteur. Effectivement, plusieurs mois après, peu de chance que ces e-mails aient servis confirmant ainsi qu'ils sont bons pour la poubelle.

NB: Ces règles de base, vous permettrons sans aucun doute de mieux gérer votre temps et comme le dit ce vieil adage « le temps, c’est de l’argent ».

( source Les Échos entrepreneurs)